Som en del av Fastighetsskolan har vi som deltagare fått möjlighet att praktisera i AB-hem. Tanken har varit att vi, förutom teorin, även skall kunna skaffa oss praktisk erfarenhet av arbetet som hyresvärd.

Det här är del 5 i rapporteringen från Fastighetsskolan. De tidigare artiklarna kan du läsa här:

Del 1: ”Nu är den igång – fastighetsskolan!

Del 2: ”Fastighetsskolan – del 2”

Del 3: ”Fastighetsskolan – del 3 Att vara fastighetsvärd”

Del 4: ”Fastighetsskolan – del 4 finansiering”

Praktik som bovärd och uthyrare

Två roller har varit aktuella; bovärd och uthyrare. Som bovärd är man förlängningen mellan hyresgästen, företaget och fastighetsskötaren. Bovärden är den som tar den första kontakten, som styr upp vad som behöver göras och som ansvarar för den dagliga driften. .  Uthyrarens uppgift, är som namnet indikerar, den som tar hand om allt som har med själva uthyrningen av en lägenhet att göra, från annonsering till tillsatt lägenhet.

Om man bedriver verksamhet i mindre skala måste man oftast hantera allt själv. AB-hems processer är utformade för att kunna hantera cirka 500 lägenheter men trots detta finns det många värdefulla saker att lära sig från detta.

Tillgänglighet

Att vara bovärd betyder att man är hyresgästens första kontakt när problem uppstår. Man behöver därför bestämma sig för NÄR man kan och vill vara tillgänglig. Kanske räcker det att ha telefontid två timmar i veckan för vanliga ärenden?

En möjlighet är att sätta upp en telefonväxel där olika nummer finns för olika typer av ärenden. Detta kan vara minst lika viktigt oberoende av om du är småskalig eller större fastighetsägare.  På detta sätt kan du nämligen minimera den tid du behöver vara tillgänglig för samtal. Om du har ett nummer för vanliga ärenden som du svarar på torsdagar mellan kl. 10-12 så kan du även ha ett journummer som är avsett för akuta ärenden. Redan där har du eliminerat många samtal på ”fel” tider. Genom att ha avsatt ett par timmar i veckan kommer du även att kunna ge bättre service när samtalen väl kommer.

Vanliga frågor

En bovärd får hantera många olika typer av frågor. Helena, som praktiserade som bovärd under tre månader, säger att vissa frågor är mer frekventa än andra.

Frågor kring värme och kyla

Sommaren 2018 var just värmerelaterade frågor vanligt förekommande. Funktionsnedsatta personer har haft det jobbigt i värmen och då är det viktigt att vara lyhörd för vad gästerna behöver för att må bra. Här är ”flexibilitet” och ”service” nyckelord. Om en hyresgäst klagar på värmen kan en första fråga vara vad personen skulle behöva för att må bättre. Ofta har en hyresgäst tankar på lösningar och dessa kan vara nog så bra som dina egna.

Annika Backlund, VD på AB-hem och vår kursledare, berättar om en situation då det krävdes enåtgärd för att få ner värmen i en alldeles för varm vindsvåning. Hyresgästen fick ett maxbelopp att köpa en AC för, mot att apparaten sedan gavs tillbaka till hyresvärden när problemet var över. Hyresgästen hittade en begagnad AC på internet som låg i rätt prisklass och kunde då lösa problemet själv på så lite som en dag.

Sådana typer av lösningar gagnar ofta både hyresgästen och hyresvärden. Hyresgästen känner sig sedd och hyresvärden slipper lösa problemet själv. Tid är också en valuta, och som hyresvärd gäller det att arbeta på ett smart sätt för att helt enkelt orka, hinna med och få lönsamhet på verksaheten. Precis när sommar övergår till höst kommer många frågor om kyla. Det vara bra att själv vara på plats i fastigheten vid något tillfälle för att lufta element och ställa in värmen rätt efter sommaren. Eftersom detta återkommer varje år är kan man i förväg planera för det.

Andra typer av frågor

Givetvis kommer det in många olika typer av frågor till en bovärd. Det kan vara telefonsamtal om hot mellan hyresgäster, avbrutna nycklar, inflyttningar och utflyttningar. Det kan även vara ärenden kring avhysningar, trasiga kylskåp eller sandning av innergården. Helenas tips från sin praktik är följande:

  1. Agera direkt när det gäller eventuella hot eller störningar från hyresgäster. Det är bra att ha processer för olika typer av klagomål. Man kan varna hyresgästen genom att ringa, skicka ett vanligt brev och/eller ett REK-brev med en varning. Det går därefter att följa upp med en avhysning om beteendet inte ändras.
  2. Var flexibel om något behöver åtgärdas direkt och om hyresgästen har en egen idé om lösning som låter rimlig.
  3. Var förutseende på årstider och frågor som brukar komma.
  4. Ha någon som är ”jour” och som kan göra en första okulärbesiktning av ett inrapporterat problem. Att skicka en fackman för att göra en första bedömning av till exempel ett kylskåp blir inte kostnadseffektivt.  Det kan också vara problematiskt för hyresvärden själv att åka och titta på något som kanske ligger 20 mil bort. Det här är en svår nöt att knäcka för hyresvärdar som arbetar i mindre skala. Det bästa är om man kan knyta kontakt med någon i bygden (eller kanske till och med i huset) som kan agera ”fastighetsskötare” och utföra enklare göromål åt dig. Detta måste dock komma med en rimlig prislapp, annars finns det risk att hela intäkten från fastigheten äts upp av den kostnaden.
  5. Ha en lagom nivå mellan medmänniska och professionell hyresvärd. Likaväl som det är viktigt att visa sympati med en person, lika viktigt är det att hantera problem professionellt. Se till att sätta upp strukturer och processer så har du kommit långt.

Reflektioner från bovärdpraktik

Man måste älska hus och relationer med människor för att trivas med arbetet som hyresvärd. Samtidigt måste man tycka om att göra affärer. Att hitta smarta lösningar på problem är nödvändigt och ju mer man kan tänka utanför boxen, desto bättre. Det kommer alltid att komma nya problem att hantera och då gäller det att man hittar lösningar som är både kostnadseffektiva och hållbara.

En viktig framgångsfaktor är att komma ihåg att man inte behöver, eller kanske inte ens bör, vara hyresgästens bästa vän. Om mitt uppdrag är att vara hyresvärd måste jag se till att jag har en tillräckligt bra affär för att fortsätta göra det möjligt för människor att bo i mitt hus. Om jag inte är tillräckligt affärsmässig kommer jag inte kunna ha kvar fastigheten. Därför bör man hitta system som fungerar långsiktigt.

Uthyrare

Att hyra ut lägenheter är ett annat moment i att vara fastighetsägare. Ju fler lägenheter man äger desto mer jobb är det ju självklart, men en struktur gällande uthyrning kan vara mycket tidsparande. 

Struktur gällande uthyrning

Annika har en process där allting från annonsering till tillträde är strukturerat. Denna process beskrivs nedan. 

Annonsering

Annonserna på Blocket innehåller tydliga instruktioner om hur man går till väga för att söka lägenheten. För att bli aktuell som hyresgäst till ett objekt behöver följande information uppges; namn, telefonnummer, personnummer och årsinkomst. Annonsen bör ta upp nacekdelar, såsom till exempel brist på kollektivtrafik i närheten av lägenheten. På det viset får man bara ansökningar från människor som vet förutsättningarna från början.

Ett automatiskt svar går ut när en ansökan har inkommit. Texten står både på svenska och engelska. Det framgår även här att man skall komplettera med uppgifter om man missat att ange något. I annat fall kommer ansökan inte att bli behandlad. Det står även att personen i fråga kommer att kontaktas om hen blir aktuell för visning. 

Härefter tas en kreditupplysning. Ett tips är att aldrig frångå den rutinen. I detta fall är det vi som ska vara hyresvärdar och vi behöver hyresgäster som kommer att kunna betala räkningarna. 

Godkänd för visning

Om den potentiella hyresgästen uppfyller kraven och ansökan är komplett skickar man ut ett standardiserat svar om att personen är godkänd som hyresgäst och hen är välkommen på visning. Kontaktuppgifter till nuvarande hyresgäst finns med och visningen kommer att göras av denne. Det är bra att skicka cirka 3 personer på visning och att göra det så snart som möjligt. ”Bra” hyresgäster har ofta redan ett kontrakt. I det ideala fallet kan man slippa stå med tom lägenhet när uppsägningstiden för ”vår” tidigare hyresgäst överensstämmer med den nya hyresgästens uppsägningstid för dennes nuvarande lägenhet. Om det är bråttom så finns det risk att vi behöver ta in en hyresgäst som inte känns tillförlitlig och det kommer att skapa mer jobb i slutänden.  

Välj en hyresgäst

När personen har varit på visning ombeds hen att skicka tillbaka svar om något av följande:

  1. Man önskar hyra lägenheten i befintligt skick.
  2. Man önskar hyralägenheten om vissa ändringar utförs (man ombeds också i detta fall att specificera vilka ändringar som avses).
  3. Man önskar inte hyra lägenheten.

Ofta faller en bort och då återstår tvåom man nu har skickat 3 personer på visning. Först då ringer AB-hem de sökande och för en dialog om anledning till flytt etc. En väljs ut som hyresgäst och en som reserv. Därefter skickas kontrakt ut och om den första avböjer står en åter.  

Genom att följa den här processen är det extremt tydligt vad som händer i nästa steg både för fastighetsägare/-värd och potentiell hyresgäst. Processen gör att minimalt med tid behöver läggas på mail och telefonsamtal, eftersom autosvar och mallar används.

Reflektioner och tips kring uthyrning

Både Stefan och Petra, som har praktiserat som uthyrare, lovordar processen. De menar även att processen kan användas i mindre verksamheter. På det här sättet kan man också sitta på annan ort och hyra ut, vilket underlättar enormt om man som ägare inte befinner sig på samma ort.

Stefan och Petra har även några andra reflektioner och tips kring uthyrning: 
 
– Välj en hyresgäst som passar in i området. Som privat uthyrare finns det inga regler om bostadsköer utan du får välja vem du vill som hyresgäst. Om det främst bor barnfamiljer i huset, välj då inte en pensionär om hen inte uttryckligen sagt att hen önskar bo bland barnfamiljer. Och tvärtom, om en barnfamilj ska flytta in, värdera om du tror att familjen kommer att trivas i huset. Det optimala är att man hjälper till att skapa en attraktionskraft mellan de människor som bor i samma hus, det underlättar enormt för alla. 

– Publicera inte hyresvärdens telefonnummer i annonsen. Det skapar onödigt mycket jobb. Följ istället processen ovan för att sparatid och energi.

 – Våga ta beslut och stå upp för dig själv. Det är ditt hus och när du väl har tagit in en hyresgäst så är det ditt svar att lösa eventuella problem som uppstår. Välj hellre en tom lägenhet i en månad än fel hyresgäst, det senare kommer att kosta dig mycket mer. Välj hellre hyresgäst med omsorg så att det blir rätt från början. 

Summering och insikter från praktiken

Alla tre praktikanter som jag har intervjuat har fått stora insikter kring hur det är att vara fastighetsägare. Sammanfattningsvis är de största insikterna att man måste tycka om hus, relationer med människor och att göra affärer. Det är också otroligt viktigt att skapa processer om man inte vill ätas upp av alla göromål som följer med ägandet av en fastighet. 

Jag hoppas att denna artikel har gett dig som läsare en känsla för hur jobbet som fastighetsägare kan organiseras på ett hållbart, skalbart och långsiktigt sätt. Dela gärna med dig i Facebookgruppen Ett rikare liv om dina egna erfarenheter och ställ gärna frågor till mig eller till praktikanterna!