Att fundera på VAD man ska göra och HUR man ska göra sakerna är något som vi ofta är ganska duktiga på. Att däremot fundera på NÄR vi ska genomföra dem brukar inte vara något vi lägger i närheten lika mycket energi på. Trots att forskningen visar att det i princip är lika viktigt.

I boken ”When: The scientific secrets of perfect timing” skriver författaren Daniel H. Pink om sjukhuset från helvetet. Patienter löper tre gånger högre risk att dö vid nedsövning inför operation, sannolikheten att dö inom 48 timmar efter operation är signifikant, läkarna är sämre på att ställa cancer-diagnoser och sannolikheten är 26 procent högre att få antibiotika trots att det inte behövs.

Jag vet inte hur det är för dig, men jag själv skulle försöka hålla mig så långt som möjligt från det här sjukhuset. Problemet är att han inte beskriver ett sämre sjukhus än något annat, utan bara skillnaden på de flesta sjukhus mellan förmiddagen och eftermiddagen.

De senaste åren har en del forskning, likt den ovan, pekat på att NÄR vi gör saker spelar minst lika stor roll som vad vi gör eller hur vi gör det. Till och med nobelpriset 2017 gick till det som man kallar för ”chronobiology” och den interna biologiska klockan. Boken tar upp många exempel men några av de som jag fann mest användbara var följande.

Synka arbetsuppgifter med tids- och energirytmen

Jag gillar att göra saker och jag har under många år experimenterat med hur man kan öka sin personliga effektivitet. En stor insikt var för några år sedan när jag insåg kopplingen mellan tid, uppgift och energi. Jag har olika energi och ork vid olika tidpunkter på dagen precis som jag har olika uppgifter som kräver olika mycket energi. När jag kunde börja synka uppgifterna i förhållande till energi (och tid) snarare än efter bara prioritet så ökade produktiviteten markant.

Precis som de flesta människor har jag en period av hög energi, ett tapp och en återhämtning. För mig personligen inträffar en topp av hög energi mellan ca kl 09:00 och 12:00 på dagen. Därefter börjar jag dippa för att vara som lägst runt kl. 1400 – 1500. Därefter börjar en återhämtning som når en ny peak runt kl. 2030 – 22:30 för att sedan falla igen. Naturligtvis är det individuellt när man har dessa toppar, dalar och återhämtningar, men i någon form har vi alla dem.

Alla har tyvärr inte möjligheten att organisera och styra sina dagar så att man kan matcha rytmen perfekt, men de dagar man lyckas upplever i alla fall jag ett ganska stort flow. Jag försöker t.ex. planera uppgifter som kräver hög koncentration på förmiddagarna, vila eller lättare möten på eftermiddagen för att sedan avsluta med mejl, planering och inkluderingsuppgifter i slutet av dagen.

Det är rätt intressant, men i boken går författaren så långt att han till och med rekommenderar att t.ex. ha viktiga möten på förmiddagen, läkarbesök är också bättre att planera på förmiddagen och även elever presterar bättre på prov som görs på förmiddagen. Skillnaden mellan ens personliga topp och dal är mer extrem än man kan tro, många gånger i paritet med om man har druckit sig berusad eller ej.

Ett kul tips för att maximera återhämtningen en eftermiddag är att ta en kaffe och en 20 minuters tupplur med 5 minuters avslappning dessförinnan. Då får man dubbel effekt – både från vilan och koffeinet som tar ca 20 minuter för att ge effekt i kroppen.

Använd mental bokföring för att starta rätt

En annan sak som jag har tänkt på mycket är när vi påbörjar saker. Få av oss har missat hur stor påverkan nyår och nyårslöften har på oss. Egentligen är det ju i realiteten ingen skillnad på den 31 december eller den 1 januari. Det är två dagar precis som vilka andra som helst. Ändå är det väldigt naturligt för oss att associera den ena dagen som ett avslut och den andra som en början.

Precis som vi avger nyårslöften och startar nya projekt i livet den 1 januari, så kan man använda den mekaniken även på andra tillfällen i kalendern. T.ex. är en måndag betydligt bättre att starta på än en torsdag. Den förste i månaden är bättre än den 13 i månaden, första dagen efter semestern är också bra eller varför inte på ens födelsedag eller dagen efter en ledighet.

Andra exempel är att skapa sådana mentala startpunkter aktivt, t.ex. i form av en kickoff som Charlie och Pia pratar om i avsnitt 11 av Rikedomspodden. Förutom att vara en nystart så kan det dessutom bli ett återkommande datum även kommande år.

Vi är ofta ”bara” upptagna i två-tre veckor

Det sista tipset som jag tänkte dela med mig av är ett från min kollega Lennart här på Ettrikareliv. Han gjorde en intressant observation för många år sedan som jag verkligen kan bekräfta. Jag kan många gånger känna mig stressad eller uppleva att jag har väldigt mycket att göra. Kalendern är full och att-göra-listan svämmar över samtidigt som jag tappar energi i form av dåligt samvete och att allt ska göras ”nu”.

Det jag ofta glömmer bort i sådana sammanhang är att tiden kan ses i form av en linje och uppgifterna i form av klossar. Just nu är det som en stor hög i närtid vilket får det att kännas överväldigande. Men; jag har ju möjligheten att sprida ut dessa klossarna över tid och när jag tittar på tidslinjen från sidan istället, så tenderar högen vara som störst de närmsta två-tre veckorna, därefter tenderar det vara relativt tomt.

Man kan spekulera i vad det beror på och en av mina gissningar handlar om att få av oss har en framförhållning längre än två-tre veckor. Vi tenderar att skjuta fram saker som inte är akuta och fokuserar på att släcka bränder här och nu. Det positiva i sammanhanget är att kan man pausa eller organisera sina uppgifter – t.ex. genom att avsätta tid i kalendern – så kan man både öka effektiviteten och minska stressen.

Går din kalender i linje med det som du vill ha i livet?

När det gäller just tid, planering och kalender så hade jag ett coachsamtal där jag fick en ganska tuff insikt. Min dåvarande coach sa nämligen till mig:

Berätta vad du vill ha i ditt liv, visa mig din kalender och så ska jag berätta om du kommer att få det eller ej…

Det är ett citat som jag brukar komma tillbaka till från tid till annan. Det handlar just om att faktiskt prioritera och planera in de saker som är viktiga i livet för mig i min kalender. Sedan är det ju för mig som det är för de flesta andra – ibland lyckas jag och ibland misslyckas jag. Poängen är snarare att fånga sig ett par extra gånger när väl tillfället kommer.

Vilka är dina bäst tips kring att strukturera, leda och planera din tid?

Jag hoppas att du uppskattade mina tips ovan och eftersom jag tycker det här är väldigt roligt, så skulle jag gärna vilja be dig om dina bästa tips kring att planera, strukturera och leda din tid. Hur gör du?